Bulletins de paie : quelle est la meilleure facon de les transmettre aux salaries

Dans le monde de l’entreprise, ce ne sont pas les documents techniques et réglementaires qui manquent. Tous les jours, et tout au long d’une carrière, des échanges ont lieu entre un salarié et son ou ses employeurs. Bulletin de paie, contrats, avenants, notifications spécifiques diverses, formulaires de rupture conventionnelle, etc. Tous ces documents sont la plupart du temps au format papier et viennent s’entasser dans les dossiers personnels et physiques de chacun, tout en ralentissant les procédures. Pour contrecarrer cela, il existe des solutions électroniques qui ne présentent pas toutes, les mêmes garanties.

Plusieurs options de mise à disposition des documents destinés aux salariés.

Souvent, et logiquement, la solution pour sortir du papier et de son encombrement, c’est la voie de l’électronique. Il est vrai qu’elle propose bien des avantages, à commencer par le fait d’éviter d’imprimer et donc d’alourdir une empreinte carbone qui n’en a pas besoin. Mais envoyer un document personnel, nominatif et d’importance par voie électronique n’est pas forcément sûre et réglementaire. Nous aborderons ici la question de l’email, du serveur de documents privé et du coffre-fort numérique.

L’email, la solution évidente, mais à proscrire.

Le plus rapide et le plus efficace pour les services RH et paie débordés, c’est de procéder à l’envoi de données et documents personnels aux salariés, par email. Cette solution logique, mobilisée tous les jours de manière intensive dans toutes les entreprises du monde, ne présente pourtant pas que des avantages, et même quelques risques. Le premier risque est celui de la confusion : envoyer la mauvaise pièce jointe, le mauvais bulletin de paie en intervertissant les personnes, les adresses email. Le second sujet tient à la réglementation générale sur les données personnelles (RGPD) qui considère l’envoi de telles pièces par email, comme non sécurisé.

Le partage des documents sur un serveur interne à l’entreprise.

Si le service informatique ou un prestataire peut avoir fait les choses de manière propre et efficace, là encore, la mise à disposition de données personnelles est interdite. Au sens où elles sont nominatives et ne concernent que leur propriétaire, ces données personnelles ne peuvent être transmises via un serveur de fichiers dématérialisé et partagé. Même derrière un système de mot de passe devant sécuriser l’ouverture dudit fichier, cette méthode de partage n’est pas reconnue comme acceptable par le RGPD. En effet, le risque principal est de permettre, même involontairement, un accès à n’importe qui sur chaque fichier.

Le coffre-fort numérique : la solution adaptée et performante pour les données à caractère personnel.

Une autre possibilité dématérialisée, efficace, électronique et rapide existe : le coffre-fort numérique. Démocratisée par les banques et les services d’assurance, cette solution se proposent aussi aux entreprises qui en ont le besoin. Elle met à disposition des espaces cloisonnés, sécurisés avec accès unique, pour le dépôt de documents à l’attention des salariés. Ainsi, il ne s’agit pas d’un même et unique espace commun où les éléments de tous les salariés seraient mis les uns à côté des autres. La sécurisation des données est ici réalisée en amont et pas seulement au moment de l’accès au fichier concerné.