Qu'est-ce qu'une solution GED et quels sont les avantages ?

Stockez-vous encore vos documents dans de grands classeurs ou dans des ordinateurs déconnectés ? Vous remarquez peut-être qu’il vous faut de précieuses minutes pour retrouver ne serait-ce qu’un seul fichier. Et encore plus si vous recherchez plusieurs documents. Le processus manuel est long et fastidieux. Elle expose également au risque d’erreur humaine, qui peut entraîner la perte ou l’endommagement de fichiers. C’est pourquoi les entreprises automatisent ce processus en utilisant des systèmes de gestion de documents.

La Gestion Électronique de Documents est l’utilisation d’un logiciel ou d’un système informatique pour l’archivage, la gestion et le suivi des documents. Cette approche moderne du stockage des fichiers traite les fichiers numériques et les documents papier capturés par image ou scannés. Elle se distingue des systèmes de gestion de contenu qui sont utilisés pour créer et publier du contenu numérique en ligne.

Quels sont les avantages de l’utilisation de la Gestion Électronique de Documents ?

Optimisation du traitement des documents

Le papier, en se multipliant, devient encombrant lorsqu’il transforme un bureau en espace de stockage. Il nuit à l’efficacité et à la sécurité d’une entreprise à long terme. L’un des objectifs essentiels et primordiaux d’un logiciel de gestion de documents est de gérer les documents numériques de votre entreprise de manière efficace et rapide avec des coûts opérationnels minimaux. Cela permet aux membres de votre équipe d’être informés de chaque fichier dont ils sont responsables et de rester sur la bonne voie pour leurs projets, y compris ceux qui se déroulent dans des lieux différents.

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Améliorer l’accessibilité

L’accès aux fichiers physiques peut être difficile, car ils doivent être présents en permanence. Ils courent le risque d’être laissés de côté et ne permettent pas de travailler à distance. En revanche, la plupart des logiciels de Gestion Électronique de Documents vous permettent d’accéder à vos fichiers même lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel ordinateur ou appareil, comme les smartphones et les tablettes, afin de pouvoir apporter immédiatement des modifications au pied levé.

Rationalisation de la recherche et de la récupération des fichiers

Si vous avez déjà essayé de fouiller dans une pile désorganisée de papiers et de dossiers, vous savez combien de temps, vous perdez à effectuer cette tâche fastidieuse. Le système de fichiers numériques facilite l’organisation, la recherche et la modification des fichiers afin d’alléger ce processus pénible. La plupart des logiciels de Gestion Électronique de Documents sont dotés d’une technologie de reconnaissance optique des caractères qui permet d’améliorer la recherche d’un fichier en fonction de ses caractéristiques comme le nom et le mot clé. Il peut également être classé sous plusieurs références telles que le nom, la date et le numéro du document, entre autres. Cela accélère le processus de récupération du document grâce à une boîte de recherche en texte intégral et à des catégories d’index.

Édition et corrections

Il arrive que des modifications doivent être apportées à un document. L’utilisation d’une copie physique nécessite de réimprimer le fichier pour ajouter les modifications. Le cas échéant, il doit être revu, signé, faxé ou envoyé à nouveau. Lorsqu’il y a des ajustements à faire, vous pouvez facilement transformer vos documents numériques dans un logiciel de Gestion Électronique de Documents, car ils sont réactifs. Ils disposent aussi d’une solution de sauvegarde robuste qui garantit que vos fichiers sont sauvegardés et protégés au cas où votre ordinateur serait cassé ou si vous deviez faire face à des catastrophes, comme des inondations ou des incendies.